Manter a intranet viva, relevante e interessante é fundamental, do contrário não adianta o esforço. Não existe propriamente uma receita de bolo, mas algumas recomendações podem ajudar.
Outro dia eu li, em uma lista, um pedido de ajuda. A moça queria dicas sobre como manter viva uma intranet. Meio sem saber, eu postei uma mensagem que era mais da metade deste artigo. Convidaram-me então a terminá-lo.
Cuidar de uma intranet é um trabalho delicado, e é delicado por muitos motivos.
Não parece existir uma "receita de bolo" pra manter intranets felizes, mas, depois de uns seis anos e pouco convivendo com isso, tenho algumas recomendações que alguém pode tentar seguir.
Por sua conta e risco:
1. Simples e direto: fuja de estruturas complicadas. Se alguém tiver que conhecer a intranet como a palma da própria mão antes de poder conhecer a intranet, isso nunca vai acontecer. Resista à tendência de mudar coisas de lugar. Tribos nômades são mais difíceis de encontrar - não imagine que seus links são tão diferentes assim. Evite megaportais corporativos que mais parecem a cabine de um Concorde (que Deus os tenha). Mesmo que sua intranet seja de uma companhia aérea, nem todos os funcionários são pilotos. Salas de controle de usinas nucleares ou a ponte da Enterprise, por mais legais que sejam, também não são uma boa referência de design;
2. O grande plano: crie um "manual" para a intranet explicando o que vai onde. Mantenha-o atualizado. Um gerenciador de conteúdo que permita criar "descrições" para as várias áreas da intranet é uma mão na roda na hora de automatizar a criação do tal manual, ou de um " mapa" da sua intranet. O manual também serve como orientação sobre onde colocar novos conteúdos;
3. Sinos, apitos e a pia da cozinha: não abuse do gerenciador de conteúdo. Muitas vítimas se entusiasmam com a facilidade de colocar conteúdo na intranet e inventam dúzias de áreas com montanhas de dados que são muito maiores do que elas são capazes de manter. E muito mais do que interessa aos usuários. Conheço, em primeira mão, casos de empresas que encomendaram estruturas do tamanho de porta-aviões, mas que não tinham pessoal suficiente para operar um banana-boat;
4. Algo útil: algumas aplicações básicas (por aplicações entenda "coisas que não são conteúdo estático") trazem tráfego para a intranet. Cardápio do restaurante, restaurantes próximos e com delivery (pode-se até colocar comentários dos funcionários), classificados internos, lista de ramais, relacionamento com o RH, reembolso de despesas, reposição de materiais como post-it e grampos, notícias internas ou externas, webmail etc. A imaginação e o orçamento ditam os limites;
5. Seguindo rastros: tenha uma ferramenta para examinar os logs do servidor e gerar os relatórios que você quer. Saiba quem acessa mais que área e quando ("quem" é muito importante). Dependendo das características físicas da rede, você pode dizer facilmente de que departamento ou andar ou unidade veio o acesso. Tráfego demais na intranet pode indicar que as pessoas estão perdidas. Talvez você tenha que pagar alguém internamente para levantar esses dados, mas eles garantem que as decisões sobre a intranet são feitas com base em informação real e não no chutômetro;
6. O conselho de sábios: é bom ter um "conselho" que reúna as várias áreas que têm interesse na intranet para coordenar suas iniciativas. Reuniões "em pessoa" são muito valiosas para estabelecer confiança e cooperação entre as partes. Criar esse grupo tira dos ombros do responsável pela intranet uma parte da responsabilidade por ela e mantém todos os interessados adequadamente informados dos motivos das decisões. Um alerta: reuniões demais são um porre, reuniões de menos não funcionam, reuniões com comida (biscoitos, nachos, o que for) são melhores. Ache o meio-termo que serve à sua cultura local. Evite bebidas alcoólicas, mas não as descarte completamente - embebedar alguém pode ser útil. Só não diga que foi idéia minha;
7. O timoneiro: coloque a gestão da intranet nas mãos de alguém específico que seja responsável por isso, mas que ouça o conselho que criamos antes. O desenvolvimento das aplicações para a intranet pode ser contratado internamente com o pessoal de TI. Se tiver que ser contratado externamente, seja muito, mas muito chato mesmo ao exigir documentação sobre o que foi feito e como foi feito. Você nunca sabe quando vai ter que mudar algo;
8. Círculos virtuosos: para que a intranet se mantenha viva, ela precisa fazer parte da "cultura" da empresa. Ela deve ser sempre mantida "fresca" com notícias (mesmo que sejam externas) e o tráfego para ela deve ser sempre incentivado (configurando a home dos browsers para ela e deixando essa opção "presa", chamando tráfego com mailings periódicos - diários até, se tiver assunto). O objetivo é criar o hábito de visitar a intranet. O uso gera demanda - tente formar círculos virtuosos em que novas necessidades sejam descobertas e implementadas;
9. Números mágicos: tenha sempre na ponta da língua um número, mesmo que aproximado, de quanto dinheiro a intranet já economizou. Se não economizou ainda, tenha na sua mão o dia, hora, minuto e segundo em que ela vai pagar o que foi investido nela. Direcione o desenvolvimento dela com um dos seus olhos sempre virado para esse número;
10. Mantenha-se vivo: uma intranet é uma ferramenta que alcança todos os funcionários de uma empresa. Fazer uma intranet bem-feita e mantê-la funcionando é um senhor cartão de visitas. É também um alvo pintado nas suas costas - fazer direito coisas muito visíveis costuma atrair fogo hostil dentro de uma grande empresa. Mantenha a cabeça baixa e, quando for olhar pra fora da trincheira, use sempre um capacete.
Boa Sorte! Você vai precisar.
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As informações abaixo foram extraídas do site: http://www.foton.com.br/sites/intranets.html
Intranets são nichos de um site que envolvem sua utilização por grupos de pessoas, as quais necessitam acesso às informações privadas, que não devem estar expostas publicamente.
Exemplo: catálogo de preços para download de uma distribuidora a seus representantes, onde cada representante tem acesso através de seu login e sua senha.
Intranets devem ser criadas com um objetivo preciso e definido, já comprovado pela prática e pela necessidade da empresa, advinda do seu cotidiano.
Normalmente, as intranets são criadas numa etapa posterior, quando o uso da Internet já está consagrado dentro de uma empresa, que deve ter pessoal qualificado para admnistrá-la.
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As informações abaixo foram extraídas do site:
http://www.oficinadanet.com.br/artigo/1276/internet_intranet_e_extranet_o_que_sao_e_quais_as_diferencas
INTERNET
Qual empresa hoje não conta com um computador conectado a internet? A necessidade da informação criou a internet que hoje conhecemos. Assim como destruição as guerras trazem avanços tecnológicos em velocidade astronômica, foi o caso da internet que surgiu na guerra fria em 1960 a 1970. O governo norte-americano queria desenvolver um sistema para que seus computadores militares pudessem trocar informações entre si, de uma base militar para outra e que mesmo em caso de ataque nuclear os dados fossem preservados. Seria uma tecnologia de resistência. Foi assim que surgiu então a ARPANET, o antecessor da Internet.
Após isto o projeto da internet era coligar universidades para que fosse possível uma transmissão de dados de forma mais eficaz, rápida e segura.
No Brasil a internet iniciou em 1988 quando no Laboratório Nacional de Computação Científica (LNCC), localizado no Rio de Janeiro, conseguiu acesso à Bitnet, através de uma conexão de 9 600 bits por segundo estabelecida com a Universidade de Maryland.
Definição de internet:
A definição de internet é um conglomerado de redes locais espalhadas pelo mundo, o que torna possível e interligação entre os computadores utilizando o protocolo de internet. A internet é uma das melhores formas de pesquisa hoje encontrada, de fácil acesso e capacidade de assimilação do que é buscado. Em março de 2007 foi feito um senso que divulgou que cerca de 16,9% da população mundial utiliza internet, ou seja, cerca de 1,1 bilhão de pessoas, hoje este valor deve ser maior devido à grande taxa de crescimento da internet no ano de 2008.
Para que serve:
A internet serve como um dos principais meios de comunicação inventados pelo homem. A capacidade de transmitir dados à longa distância faz com que a internet tenha milhões de adeptos diários. Com a internet se pode transmitir texto, fotos, vídeos, fazer ligações por voz ou vídeo com pessoas do outro lado do mundo instantaneamente.
INTRANET
As empresas estão cada vez mais necessitando de centralização das informações, métodos de comunicação interna para reduzir custos. A intranet possibilita tudo o que a própria internet dispõe. Porém a principal diferença entre ambas é que a intranet é restrita a um certo público. Há restrição de acesso, por exemplo, por uma empresa, ou seja, todos os colaboradores da empresa podem acessar a intranet com um nome de usuário e senha devidamente especificados pela coordenação da empresa.
A intranet ainda possibilita você a utilizar mais protocolos de comunicação, não somente o HTTP usado pela internet. Geralmente o acesso a intranet é feito em um servidor local em uma rede local chamada de LAN sigla da língua inglesa que significa Local Area Network (rede de acesso local) instalada na própria empresa.
Definição de intranet:
A intranet é um espaço restrito a determinado público utilizado para compartilhamento de informações restritas. Geralmente utilizado em servidores locais instalados na empresa.
EXTRANET
A extranet seria uma extensão da intranet. Funciona igualmente como a intranet, porém sua principal característica é a possibilidade de acesso via internet, ou seja, de qualquer lugar do mundo você pode acessar os dados de sua empresa. A idéia de uma extranet é melhorar a comunicação entre os funcionários e parceiros além de acumular uma base de conhecimento que possa ajudar os funcionários a criar novas soluções.
Conceito
Claro que para muitos o conceito de intranet já está bem claro e outros tantos trabalham com isso mas, para aqueles que ainda não conhecem bem sobre o assunto, vale a pena uma breve leitura sobre o que é a tal intranet. Bom, imagine um portal de notícias super recheado de assuntos diversos, promoções e tudo o mais. Bem interessante não é? aliás, a maioria das pessoas acessam esses mega portais pelo menos umas duas vezes ao dia para ler notícias e se manter informado. Pois bem, a intranet funciona mais ou menos como um desses mega portais só que com conteúdo corporativo.
Numa empresa existem departamentos e, nas rotinas desses departamentos, existem documentos, circulares, formulários e lógico, milhares de e-mails notificando um e outro sobre uma mudança aqui, uma novidade ali e etc. A idéia da intranet é justamente centralizar os procedimentos, circulares, notícias, formulários e informações comuns para os funcionários em um só local: o portal
Ok. Não vou esquecer de falar sobre a infra-estrutura.
A intranet roda em um servidor local da empresa que tenha o serviço de web ativado (tanto faz, linux, windows, depende da infra de rede que a empresa possui e qual linguagem o desenvolvedor web vai usar). Se na empresa todos os usuários tiverem acesso à internet, uma excelente opção (fica um pouquinho mais lento) é montar uma extranet. O Conceito é o mesmo da intranet (neste caso) mas, claro que é exigido autenticação do usuário.
Quero falar mais sobre isso... só quem em outro artigo. Voltemos à intranet.
Objetivo
O principal objetivo de uma intranet é, como já dito, centralizar documentos, formulários, notícias da empresa e etc.
O que se ganha com isso? o funcionário passa a ter um canal onde pode obter informações gerais sobre praticamente tudo o que precisa.
Por exemplo: Na área de Recursos Humanos, existe um botão com link para Plano de Saúde; nesta seção estão todas as informações sobre o plano oferecido, quanto a mais o funcionário paga para adicionar um dependente ou para mudar a categoria de enfermaria para apartamento, link para o site do convênio e lógico, um formulário on line para elogio e as tradicionais reclamações onde o conteúdo cai direto no mailbox do responsável por este benefício da empresa.
Deu pra imaginar quanto tempo o funcionário economiza nessa? ele deixou de ligar para o RH, descobrir quem cuida de plano de saúde e ainda pôde fazer sua reclamação (ou elogio) por e-mail.
Então, para concluir, o objetivo de se implantar uma intranet é criar um canal de comunicação direto entre a empresa e seus departamentos e os funcionários buscando redução de custos (estamos falando em tempo, impressão de documentos e ligações telefônicas) e maior velocidade na divulgação e distribuição das informações.
Visual!
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As informações a seguir foram de autoria de Ricardo Saldanha, publicada em 17/08/2003,
Afinal, o que é uma intranet?
Entre o que é e o que pode ser.
Quando lançaram o microondas, muita gente ficou desnorteada. O troço mais parecia uma televisão, mas cozinhava como um forno…. e sem fogo!
Detalhe: ele serve não só para esquentar uma fatia de pizza que dormiu na geladeira, mas também para descongelar alimentos e até para preparar um almoço completo. Mas você conhece alguém que utilize todas estas funcionalidades?
Com as intranets vem acontecendo coisa parecida. Elas podem fazer um banquete, mas muita gente usa mesmo para “fazer pipoca”. Para piorar, o termo “intranet” pode significar várias coisas, aumentando a confusão…
Novas idéias, antigos ideais
Sempre que não temos referenciais claros para algo novo, a tendência é enquadrá–lo nos paradigmas pré–existentes. Embora seja algo natural, comprovado pela psicologia e pelos estudos de comportamento do consumidor, representa uma ameaça à evolução. Portanto, conhecer toda a potencialidade do que quer que seja amplia nossas chances de compreensão, de aceitação e de progresso. E é esse caminho que este artigo quer perseguir.
Vamos começar tentando responder uma pergunta que volta e meia me fazem: o que é uma intranet, afinal? E um portal corporativo?
Ao invés de ficar detalhando funcionalidades - uma chatice completa… - , o melhor caminho me parece ser justamente o comparativo, buscando os tais referenciais que todos nós temos dentro da cabeça, formando os modelos mentais. Em marketing, diríamos que é melhor olhar para os benefícios do que para as características.
Intranet = rede?
Se você conversar com um cara de TI especializado em redes, ele certamente te dirá que intranet é… uma rede fechada de computadores. Coloque dois ou mais micros interligados entre si, mesmo sem qualquer programa de compartilhamento, e está formada uma intranet - do ponto de vista estrito da área de redes.
Às vezes, já baseadas em uma estrutura web, com um site centralizando tudo, as intranets são usadas de forma pontual, para apoiar um projeto específico (com começo, meio e fim) ou como mera porta de acesso a sistemas desenvolvidos também pontualmente. Há algo de errado nisso? Claro que não – para cada necessidade, uma solução…
Mas acho que já deu para notar que não é desses tipos de intranet que esta coluna trata, não? De qual seria, então?
Dando mais um passo, chegamos na intranet que se materializa por intermédio de sites “similares” aos que existem na internet, utilizando a rede interna como infovia e a tecnologia típica da web. Ou seja: não é mais apenas uma rede física, há um “ponto de encontro da informação” com carinha de web, mas restrito ao ambiente da corporação. E têm, em maior ou menor grau, o objetivo de servir a empresa como um todo.
A faca, o pão e o sangue
Já vimos aqui, na série A intranet, de prima pobre a popstar, que a partir deste ponto é como jazz: há muitas variações sobre o mesmo tema.
Portanto, não seria nada demais afirmar que uma intranet não é, ela pode ser… Complicado? Nem tanto. Pense numa faca. O que ela é? Se usada para passar manteiga no pão, posso afirmar que é um utensílio doméstico. Se utilizada para apunhalar alguém, torna–se uma arma mortal. Bem diferente, não? Pois é aqui que está o interesse da coluna: avaliar as variações e tentar mostrar até onde uma intranet/portal corporativo pode ir. Este sempre será um assunto recorrente por estas paragens.
Intranets são assim: não raro, refletem o perfil da empresa, são uma espécie de simulacro da estrutura e da cultura corporativa. Como “cada um é cada um”, cada intranet é uma intranet, não existem duas iguais e muito menos receita de bolo para o sucesso.
Assim, empresas muito “caretas” (ou seja, ainda muito presas ao modelo industrial, onde prevalece o controle, a hierarquia e a departamentalização) usam a intranet para… controlar! Ou para esquentar a pizza, como queiram. ) Outras, mais arejadas, já começam a incluir produtos, serviços e a caminhar em direção a um maior empowerment dos funcionários/colaboradores.
“E os portais corporativos?”, você deve estar se perguntando. “São ótimos”, eu respondo de pronto. Eles trazem toda a potencialidade da TI para as intranets e fazem uma conexão mais forte com o negócio da empresa. Apoiam processos, realizam controles (sim, controles são fundamentais, desde que não sejam uma obsessão) e fazem maravilhas. Mas não se engane: quem dita o que uma intranet/portal é ou deixa de ser não é um software melhor ou pior, assim como não é a faca que dita sua função, mas sim a mão que a segura.
Portanto, pensar em intranets e portais nos levará sempre a pensar também em administração de empresas, endomarketing, processos, comunicação interna, cultura organizacional, gestão do conhecimento e afins. É neste contexto que ela ganha destaque e deixa de ser “mais um sisteminha”. Queremos ver até onde os microondas podem ir, muito embora seja ótimo poder esquentar a pizza e fazer pipoca rapidinho…
Para fugir da confusão que a terminologia pode criar, nada melhor do que separar alhos de bugalhos. Aliás, o termo “Portal Corporativo”, neste caso, representa um avanço, já que deixa claro que não estamos mais falando de rede física (portais evocam a idéia de sites grandes) e nem de algo pontual. Mas nem tudo são flores: ao usar o termo “Portal”, novas dúvidas aparecem, já que remete ao paradigma dos portais da internet, que são bem diferentes. O que nos leva de volta ao início: novas idéias, antigos modelos mentais…
O futuro
Não, não estou falando do futuro das intranets, mas sim o desta coluna. No próximo artigo, vamos procurar esclarecer um dilema fundamental: intranets são ferramentas da empresa ou dos funcionários? O que pode ou não estar nelas?
Quem viver verá… até! [Webinsider]
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